Proč ho potřebujete?
Elektronické dokumenty mají oproti papírovým jednu zásadní nevýhodu: je velmi obtížné prokázat dobu jejich vzniku. U klasických papírových dokumentů lze analýzou vlastností fyzického dokumentu určit stáří dokumentu. Elektronické dokumenty jsou představovány jenom digitální informací, které se s časem nemění a tuto metodu nelze použít.
Prokázání času, kdy byl dokument vytvořen
Veškeré časové údaje obvykle uváděné v dokumentech (např. čas vytvoření souboru) jsou získávány z hodin lokálního počítače a nejsou nijak kryptograficky chráněné. Je tedy velmi snadné takovýúdaj podvrhnout nebo dodatečně změnit (stačí prostě přenastavit datum a čas na počítači). Obecně tedy nelze prokázat, kdy byl počítačový soubor vytvořen a nebo naposledy změněn.
Pomocí časových razítek lze prokázat, kdy byl dokument vytvořen. Resp. že v nejpozději daném čase existoval a že od té doby nebyl nijak pozměněn. Bohužel, práce s časovými razítky je obvykle dosti komplikovaná a pro běžného uživatele nepohodlná až nemožná.
Aplikace InfoStream tento problém řeší: Velmi jednoduchým způsobem umožňuje zaznamenat údaje o dokumentu do důvěryhodné evidence a opatřit je časovým razítkem. Kdykoliv v budoucnu lze tyto údaje vyvolat a ověřit.
Zajištění dlouhodobé platnosti elektronického podpisu
Řada důležitých dokumentů (zejména úředních v rámci elektronizace státní správy) obsahuje elektronický podpis. Elektronické podpisy jsou založeny na certifikátu, který má ale omezenou platnost, typicky na jeden rok. Po vypršení platnosti certifikátu (nebo po jeho revokaci) je ověření platnosti digitálního podpisu obtížné, je nutné nějak prokázat, že byl podpis vytvořen v době, kdy byl certifikát ještě platný.
Elektronický podpis (resp. elektronicky podepsaný dokument) je tedy nezbytnéopatřit časovým razítkem, ze kterého bude zřejmé, kdy byl vytvořen. Bohužel, české právní předpisy obecně časové razítko nevyžadují a většina elektronicky podepsaných dokumentů jej neobsahuje. Znamená to, že jejich dlouhodobá platnost je přinejlepším komplikovaná.
Časovým razítkem může dokument opatřit kdokoliv, tedy i příjemce. Tak dokáže dlouhodobou platnost elektronického podpisu zajistit i bez součinnosti toho, kdo podpis vytvořil.
Aplikace InfoStream tento problém řeší: Uložit můžete jakýkoliv dokument, třeba i ten, který jste přijali od někoho dalšího. Systém se postará o časové razítko a dlouhodobé udržení jeho platnosti.
Pravidelné prodlužování platnosti časových razítek
Časová razítka sama mají také omezenou platnost. Jsou totiž také založena na certifikátech s nastavenou dobou expirace - i když zpravidla bývá několikaletá. Nestačí tedy dokument opatřit časovým razítkem jednou. Je nezbytné sledovat, kdy vyprší platnost certifikátu časového razítka a když se tato doba přiblíží, časové razítko obnovit.
To je prakticky nemožné sledovat ručně. Velké systémy pro správu dokumentů tento problém mohou v rámci své činnosti řešit, ale pro menší a střední uživatele jsou tyto systémy svou cenou v řádu miliónů cenově nedostupné.
Aplikace InfoStream tento problém řeší: Vede si evidenci všech časových razítek a blíží-li se doba jejich vypršení, automaticky časové razítko obnoví.
Minimalizace nákladů
Časová razítka je možné používat i samostatatně, pokud to vaše softwarové vybavení povoluje, a je možné razítkovat každý dokument zvlášť. To ale může být při větším počtu dokumentů dosti finančně náročné (a nezapomeňte, že všechna razítka budete muset po vypršení jejich certifikátu znovu obnovit a znovu za ně zaplatit).
Aplikace InfoStream tento problém řeší: Nerazítkuje dokumenty jednotlivě, ale kryptograficky bezpečným způsobem je sdružuje do dávek a razítkuje celé dávky, několik dokumentů najednou. Stejným způsobem časová razítka i obnovuje. Při typickém nastavení vám stačí jedno časové razítko za den, bez ohledu na počet zpracovávaných dokumentů.